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内定辞退で悩まないための連絡方法!伝えるべき3つのポイント

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内定辞退で悩まないための連絡方法!伝えるべき3つのポイント

内定を辞退したいんだけど、どんな風に連絡をしたらいいのかわからなくて…。

内定辞退をするときに、このように不安になってしまう方は多いと思います。

内定辞退にはマナーがあり、連絡次第では失礼な印象を与えかねません。

そこで今回は、内定辞退をするときのマナーや内定辞退の不安解消に役立つ内容について詳しくまとめました。

  • いつまでに誰に連絡をするのか
  • 理由の伝え方
  • 電話やメールの例文

これらをおさえればスムーズに内定辞退を行うことができるでしょう。

内定辞退をして後悔してしまった人の事例も紹介するので、辞退する前にチェックしてみてください。

内定辞退のマナー

内定を辞退することに決めたら

「いつまでに」「誰に」連絡しなければいけないかが大切

「いつまでに」連絡すればよいのか

まず時期は、内定をもらってから2〜3日中を目安にしましょう。

企業側は入社を見越して採用活動をストップしているかもしれないわよ。
迷惑がかからないように遅くても1週間以内には連絡を入れるようにします。

「誰に」伝えればよいのか

連絡を入れる相手は、内定を出してくれた会社の採用担当者です。

転職などでエージェントを利用した場合には、内定の通知もエージェント経由で受けているはずなので、辞退の連絡もエージェントへ伝えましょう。

内定辞退の連絡は、

  • 「何を言われるかわからず怖い」
  • 「気が進まない」

と感じる方もいるかもしれませんが、連絡をしないのはマナー違反となりますので、必ず連絡をすることが大切です。

内定を辞退する方法や理由

基本的には電話で直接、内定辞退を伝える

電話をかける時間帯は、出社・退社時間の間際や、ランチタイムは避けた方が良いので、9:00〜18:00勤務の会社の場合、10:00〜11:30、14:00〜17:00を目安に電話すると良いでしょう。

担当者が不在の場合は、メールで内定辞退を伝える

内定を辞退するときには、下記の3つのポイントをきちんと伝えられればOKです。

伝えるべき3つのポイント

  • 内定のお礼
  • 内定を辞退させていただきたいこと
  • 内定辞退の謝罪

内定辞退の理由については話さなくてはいけませんか?
辞退の理由については詳しく話す必要はなく、

  • 「検討の結果辞退したい」
  • 「都合が悪くなりました」

という程度で構いません。

万が一詳細に理由を聞かれた場合に、「他社にご縁を感じ、入社を決めました」など詳しい理由も準備しておくと安心です。

内定辞退をする会社の印象を下げてしまうことはマナー違反

「他社の方が待遇が良かった」などのコメントは控え、会社名も伏せておく

内定辞退と一緒に、謝罪の言葉を添えて丁寧な対応を心がけましょう。

例文①:電話での内定辞退

電話で内定辞退を伝えるときの例文をご紹介していきます。

電話で内定辞退を伝える場合

(企業に電話をかける)
お世話になります。先日内定のご連絡をいただきました鈴木花子と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に変わる)
お世話になります。先日内定のご連絡をいただきました鈴木花子と申します。
この度は、内定のご連絡をいただきましてありがとうございます。
実は大変申し上げにくいのですが、検討した結果、御社からいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
御社にご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ありません。

電話で内定辞退の旨が伝えられたら、これだけでも十分ですが、学校からの推薦を受けた新卒採用の場合には、内定辞退によって後輩まで影響が出る可能性も考えられます。

丁寧な印象を残せるように、電話と合わせて、メールや手紙などを送ることも検討してもいいかもしれません。

電話した際、担当者が不在だったときに「折り返しご連絡しましょうか?」と聞かれたらどうしたらいいでしょうか。
内定辞退の連絡はこちらから連絡すべきことなので、その場は丁重にお断りして、時間をおいて自分から連絡しましょう。

担当者が戻ってくる時間を聞いて電話を改めるか、一度電話をして不在の場合には、メールで伝えても構いませんよ。

例文②メールでの内定辞退

ここからは、メールでの内定辞退の書き方をご紹介していきます。

いきなりメールを送っては失礼になりますが、一度電話してつながらなかったあとであれば、相手に失礼になりません。

電話で内定辞退を伝える場合


件名:内定辞退のご連絡
本文:株式会社〇〇人事部 〇〇様

お世話になります。先日内定のご連絡をいただきました、鈴木です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールで失礼いたします。

この度は、内定のご連絡をいただきありがとうございます。
誠に恐縮ではありますが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

〇〇様には、面接などの選考中に貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり大変心苦しく感じております。
ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ありません。

採用に関わっていただいた御社のみなさまには、心から感謝しております。ありがとうございます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念いたします。

署名

メールは残るものになりますので、誤字脱字や失礼なフレーズがないように見直してから、送信するようにしましょう。

内定辞退して後悔する人もいることを知っておこう

自分で内定辞退をすると決めたにも関わらず、企業へ連絡してしばらくしてから、後悔する人もいます。

後悔しないためにも、事前におちいりやすい理由をチェックしていきましょう。

内定辞退して後悔する理由

  • 次の内定がもらえない
  • 条件が良かったことに後から気づく
  • 内定辞退後の取り消しは難しい
  • 再応募したいときは前向きな姿勢を伝えておく

次の内定がもらえない

内定をもらったときには「もっといい企業と出会えるはず」と思って就活を続行しようと続けた人でも、応募したすべての企業から内定がもらえるわけではありません。

就活を始めてすぐに内定をもらえたので、内定は簡単だと思ってしまって簡単に辞退してしまって…。

内定辞退後になかなか結果が出ずに苦しみましたし、辞退したことを後悔しましたね。

内定は難しいものだということを理解した上で、検討するようにしないと!

条件が良かったことに後から気づく

内定辞退をしたときは、「もっといい条件の会社で働きたい」と理想とのギャップを感じていた方もいるかもしれません。

しかしあまりにも自分の理想が高い場合には、すべてを叶えてくれる会社は少ないでしょう。

内定辞退をした会社が結果的に1番条件が良かったということも十分ありますので、本当に辞退して大丈夫なのかをよく検討して、決断をするのがおすすめです。

内定辞退後の取り消しは難しい

内定辞退の連絡をもらうと、企業側は採用予定人数を集めるために、求人活動を再開します。

求人活動が再開されると、すぐに予定人数が埋まる可能性が高い

ほとんどの場合「後悔したのでやっぱり辞退を取り消ししたい」と希望しても、辞退の取り消しは難しいでしょう。

再応募したいときは前向きな姿勢を伝えておく

どうしてもその会社に就職したい場合には、再応募することもできますが、「内定辞退」の情報により、マイナスな印象を持たれてしまうことは避けられない

本当は入社したい気持ちはあるんですが、家庭の事情で止むを得ず辞退しなければいけないんです。
その場合は理由は隠さずに、しっかりと事情を説明しておくことをおすすめします。

謝罪の言葉とともに、「状況が落ち着いたら、改めて選考をしていただきたい」と前向きな姿勢を伝えておきましょう。

そうすれば機会ができたときに、お互い気持ちよく、再応募することが可能ですよ。

常に募集をかけている企業など、会社によっては、選考なしで採用してもらえることもあるかもしれません。

内定辞退はマナーを守って誠実に対応しよう

内定辞退は、遅くても1週間以内に、電話で直接連絡することが必要です。

不安を感じたり、緊張する方もいるかもしれませんが、しっかりとお詫びの気持ちを伝えて、丁寧に対応をすれば問題ありません。

実際に内定辞退をしてから後悔した方もいますので、内定辞退を決意するときには、本当に決断して大丈夫なのかをよく考えてから、結論を出しましょう。

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