この記事で解決できる悩み
- 転職メールのマナーが知りたい
- 文章が思いつかない…メール文の例文が知りたい
- 転職メールの注意点はどんなこと？
この記事ではこのような悩みや疑問を解決するために、転職メールのマナーやパターン別の例文を紹介しています。
転職活動のタイミングごとに、全17パターンの例文がありますので、あなたが疑問に思っているメールの書き方がきっと解決できますよ。
では、まず「知っておきたい基本的なメールのマナー3つ」から見てきましょう。
知っておきたい基本的なメールのマナー3つ
転職活動で企業にメールを送る前に知っておきたい、基本的なマナーを3つ紹介します。
基本的なマナー3つ
- 24時間以内に返信する
- 件名は要件を書く、Reは残す
- 本文に宛先、署名を忘れずに
採用担当者に悪い印象を与えないようチェックして実践してくださいね。
マナー1：24時間以内に返信する
ひとつ目のマナーは、メールが届いてから24時間以内に返信することです。
可能な限り早く返信するのが理想ですが、遅くとも24時間以内には返信しましょう。
また、返信する時間帯は企業側の業務時間内に合わせるとベストです。
マナー2：件名は要件を書く、Reは残す
2つ目のマナーは、件名は要件を書く、Reは残す、です。
件名は基本的に、メールの内容が一目で分かるものがおすすめです。
すぐに用件と差出人が分かるように、シンプルな件名にしましょう。
応募のときは、名前と応募する職種、質問の場合は、質問内容の要件を端的に書くと分かりやすくなりますよ。
また、返信の際の件名のReは消さずにそのままにしておきましょう。
マナー3：本文に宛先、署名を忘れずに
3つ目は、本文に宛先と署名を記載することです。
メール本文は以下の構成が基本になります。
本文の構成の基本
- 宛先（会社名、部署名、役職、名前）
- 挨拶（お世話になっております、など）
- 内容（用件）
- 締めの挨拶（何卒よろしくお願いします、など）
- 署名（あなたの名前やメールアドレスなど必要な情報）
いきなり用件について書かず、まず宛先と挨拶から入りましょう。
そのあとで用件に入り、締めの挨拶のあとにあなたの署名を書けば完成ですよ。
では、次の見出しからパターン別にメールの書き方の例を挙げていきますね。
【例文】応募メールの書き方
まずは応募メールの書き方です。
紹介するのは以下の2パターンです。
応募メールの例文
- 応募メールのみの場合
- 応募メールに履歴書と職務経歴書を添付する場合
応募メールのみの場合
まずは企業に応募メールのみ送る場合の例文です。
[応募職名]へのご応募につきまして / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
初めてご連絡させていただきます。
[フルネーム]と申します。
[求人を見かけた媒体]にて貴社の求人を拝見し、これまでの私の経験をぜひ貴社で活かしたいと思い、応募をさせていただきます。
ぜひ、書類選考もしくは面接の機会いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
応募メールのポイント
- 担当者がわからない場合は「採用担当者様」と書く
応募メールに履歴書と職務経歴書を添付する場合
次に、応募メールを送るときに一緒に履歴書と職務経歴書を添付する場合の例文です。
[応募職名]へのご応募の件 / 履歴書添付 / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
初めてご連絡させていただきます。
[フルネーム]と申します。
[求人を見かけた媒体]にて貴社の求人を拝見し、これまでの私の経験をぜひ貴社で活かしたいと思い、応募をさせていただきます。
まずはメールにて履歴書と職務経歴書を送付させていただきますので、
ご査収いただきますようお願い申し上げます。
ぜひ、書類選考もしくは面接の機会いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
履歴書送付のポイント
- 添付するファイルの形式はPDFかWordがおすすめ
【例文】汎用的に使える転職メールへの返信とお礼の書き方
次は汎用的に使える、転職メールでの返信とお礼メールの書き方です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
求人に応募させて頂きました、[フルネーム]です。
[用件を簡潔に書く]
お忙しいところ恐縮でございますが、
よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
【例文】書類選考のメールの書き方
次に書類選考時のメールの書き方について例を紹介します。
書類選考のメールの例文
- 履歴書を企業に提出するときのメール
- 書類選考に通過したお礼メール
履歴書を企業に提出するときのメール
応募メールを送信後、書類選考のため履歴書と職務経歴書の送付依頼があった時に返信メールの例文です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
メールにて履歴書と職務経歴書を送付させて頂きます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認、ご検討の程、
何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
履歴書送付のポイント
- 添付するファイルの形式はPDFかWordがおすすめ
書類選考に通過したお礼メール
書類選考に通過し、企業にお礼と次の面接日程の連絡をする際の返信メールです。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
この度、書類選考「合格」のご連絡と、
一次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
このような機会をいただけて、大変嬉しく思っております。
面接に関しまして、△月△日（△）△△:△△～△△:△△の日程で承りました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
面接の日程を複数提示された場合は、次の見出しの内容を参考にしてくださいね。
【例文】面接日程を調整するときのメールの書き方
書類選考後、面接日程を調整するときのメールの書き方について紹介します。
面接日程を調整するときのメールの書き方
- 面接日程を提示する場合のメール
- 面接日程を先方から提示された場合の返信メール
- 提示された候補日程で調整ができない場合のメール
- 確定済みの面接日程の変更や再調整を依頼する場合のメール
- 文字文字文字
面接日程を提示する場合のメール
こちらから面接日程を提示する場合のメールの例文です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
1. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
2. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
3. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
上記日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
日程調整のポイント
- 候補日程は最低3つをあげる
- 終了時間は開始から1時間程度を見込んで設定する
面接日程を先方から提示された場合の返信メール
次は、先方から面接日程を提示され、希望日を連絡する返信メールの例文です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお願いできますでしょうか。
△月△日（△）△△:△△～△△:△△
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
返信のポイント
- 認識のズレがないことを確認するために面接日時を引用する
提示された候補日程で調整ができない場合のメール
提示された候補日程で、調整できない場合は以下の例文を参考にしてください。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございません。
現職の業務の都合により、
ご提示いただきました日程にお伺いさせて頂くことができません。
大変恐縮ではございますが、
以下のいずれかの日程でご調整頂くことは可能でしょうか。
1. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
2. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
3. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご検討をいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
返信のポイント
- 都合がつかない理由を入れる
- 次の再調整は難しいので、確実に行ける日を指定する
確定済みの面接日程の変更や再調整を依頼する場合のメール
すでに確定済みの面接日程の変更、調整を依頼する場合のメール例文です。
△月△日△時からの面接日程変更のお願い / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
△月△日△時からお約束しておりました面接ですが、
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
せっかくご調整頂いたにもかかわらず大変申し訳ございません。
先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、
ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きます。
誠に勝手なお願いで恐縮でございますが、
可能であれば以下の日程のいずれかで、
面接の機会を頂けないでしょうか。
1. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
2. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
3. △月△日（△）△△:△△～△△:△△
のちほど、再度お電話にてご連絡させて頂きます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご検討をいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
返信のポイント
- すでに確定している場合の日程変更は電話で連絡するのがベスト、担当が不在であればメールで送る
- 次の再調整は難しいので、確実に行ける日を指定する
- 面接当時に日程変更の謝罪とお礼を述べよう
【例文】面接のタイミング別 メールの書き方
面接のタイミング別に5パターンのメールの書き方を例文で紹介します。
面接のタイミング別メールの例文
- web面接の返信メール
- 二次面接の返信メール
- 最終面接の返信メール
- 面接後のお礼メール
- 面接辞退のメール
web面接の返信メール
コロナ禍の影響により、急速に増えたWeb面接について、日程調整の返信メールの例文を紹介します。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
この度、書類選考「合格」のご連絡と、
Web面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
このような機会をいただけて、大変嬉しく思っております。
面接に関しまして、△月△日（△）△△:△△～△△:△△の日程で承りました。
また、当日の使用ツールについても承知いたしました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
Web面接のポイント
- 当日使うWeb面接のツールを確認してチェックしておく
二次面接の返信メール
次に一次面接の合格通知と二次面接の日程連絡メールへの返信の例文です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
この度、選考結果のご連絡と、
二次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を設けて頂けるとのこと、大変嬉しく思っております。
面接に関しまして、△月△日（△）△△:△△～△△:△△の日程で承りました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
日程を複数提示されたり、こちらから日程の提示が必要な場合は、「【例文】面接日程を調整するときのメールの書き方」を参考に内容を変更してくださいね。
最終面接の返信メール
次に、最終面接の案内への返信メールの例文を紹介します。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]です。
この度、選考結果のご連絡と、
最終面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
最終面接の機会を設けて頂けるとのこと、大変嬉しく思っております。
面接に関しまして、△月△日（△）△△:△△～△△:△△の日程で承りました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
こちらも日程の提示が複数の場合や日程の提示が必要な場合は、「【例文】面接日程を調整するときのメールの書き方」を参考に内容が参考になりますよ。
面接後のお礼メール
次は、面接後のお礼メールの書き方の例文です。
採用面接のお礼 / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
本日△時に面接して頂きました、[苗字]です。
本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして
誠にありがとうございました。
[面接担当者の苗字]様のお話を伺い、
貴社が社会で必要とされる質の高いサービスを提供されている理由が理解でき、
貴社で仕事をしたいという気持ちがますます強くなりました。
ぜひ、自分の経験を活かし、貴社の事業に貢献できれば幸いでございます。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
面接後のポイント
- お礼のメールは当日中に送る
- 話の内容は面接の内容に沿って変更する
- 面接の時間を取ってもらったお礼と返信は不要である旨を伝える
面接辞退のメール
次に、面接を辞退したい時のメールの例文です。
面接辞退のご連絡 / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]と申します。
誠に申し訳ございませんが、
一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、
このようなお願いとなり申し訳ございません。
何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍を祈念しております。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
面接を辞退するときのポイント
- メールはできるだけ早く送る
- 辞退理由を具体的に伝える必要はない
【例文】内定時のメールの書き方
内定時のメールの書き方について、以下の3つのパターンの例文を紹介します。
内定時のパターン別メール例文
- 内定承諾する場合の返信メール
- 内定保留する場合の返信メール
- 内定辞退する場合の返信メール
内定受諾する場合のメール
内定が決まり、承諾するときの返信メールの例文です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
謹んでお受けいたします。
これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう
努力して参ります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
内定保留する場合のメール
他にも応募している企業があったり、検討する期間が必要ですぐに可否の返答ができない場合の例文です。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変光栄でございます。
すぐに内定承諾のご連絡を差し上げたいとことではございますが、
△月△日まで返答の猶予を頂くことは可能でしょうか？
現在選考が進んでいる企業が他にもあり、そちらの選考が△月△日に終了する予定でございます。
貴社への入社を前向きに考えておりますが、
これからの人生に関わる決断となりますので、
しっかりと検討した上で判断するお時間を頂きたいと考えております。
こちらの都合で恐れ入りますが、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
内定保留の注意
- 保留できる日数は2、3日、待ってもらえても1週間ほど
内定辞退する場合のメール
次は、内定を辞退する際の返信メールの例文です。
メールよりも早く連絡が取れますし、確実に担当者と話ができるからです。
また、直接謝罪の気持ちを伝えた方が心証が良くなるという理由もあります。
しかし、担当者が不在の場合は、メールで返信しても問題ありません。
その際、電話したが不在だった旨を添えて、選考の時間を取ってもらった感謝と期待に沿えない謝罪の気持ちを伝えるようしましょう。
Re：[元の件名をかえずに返信] / [フルネーム]
【本文】
[応募先企業名]
[部署名]
[担当者の名前(苗字)]様
お世話になっております。
[フルネーム]と申します。
先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、
ご不在とのことでしたので、メールにてご連絡をさせて頂きます。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
このようなお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、
今回、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、
ご期待に沿えず、大変心苦しく感じております。
本来であれば、直接お伝えすべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
面接をご担当いただいた[採用担当者の苗字]様をはじめ、
採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝申し上げます。
最後になりますが、貴社の益々のご活躍、ご発展を祈念しております。
*************************************
[フルネーム]
[住所（郵便番号から）]
電話：[電話番号]
E-mail：[メールアドレス]
*************************************
内定を辞退するポイント
- 内定辞退する理由を詳しく述べなくてもいい
- 内定通知のメールが到着後、なるべく早く送る
メールを使う上での注意点4つ
では最後に、メールを使う上で注意したい点を4つ紹介します。
メールを使う上での注意点4つ
- 会社のアドレスや携帯電話専用のアドレスを使う
- 顔文字や色文字などで装飾をする
- 敬語など言葉が正しく使われていない
- 段落や改行がなく読みづらくなっている
ひとつずつ見ていきましょう。
注意点1：会社のアドレスや携帯電話専用のアドレスを使う
ひとつ目の注意点は、会社のアドレスや携帯電話専用のアドレスを使うことです。
なぜなら、会社のアドレスは応募先の企業に公私混同する人と悪い印象と与えたり、上司や同僚に見られてバレてしまう可能性があるからです。
また、携帯電話のキャリアメールは、PCで見ると文字化けやレイアウトの崩れがおきやすかったり、ドメインで弾かれることがあるので、使わないようにしましょう。
その際には以下の点に注意してくださいね。
専用のメールアドレスを作るときの注意点
- 自分の名前や誕生日などシンプルなアドレスにする
- 文字列のみは打ち間違えやすいので使わない
- メッセージ性が強い文字はNG
- 好きなアイドルや俳優の名前を使用するなどプライベートが出すぎるのもNG
- 記号を多用すると幼稚に見えるので注意
注意点2：顔文字や色文字などで装飾をする
2つ目の注意点は、顔文字や色文字などで装飾することです。
日常のメールでは感情を表現するために、記号や絵文字を文末にプラスしたり、装飾をつける人も多いと思いますが、転職活動中は避けてください。
「(^^)/」や「<(_ _)>」の顔文字や、「(笑)」「ｗｗｗ」を使わないのは当然ですが、多くの「？」「！」を使うと砕けたイメージになるため、転職活動時の文章としては良い印象を与えません。
注意点3：敬語など言葉が正しく使われていない
3つ目の注意点は、敬語など言葉が正しく使われていないことです。
メールは形に残る分、正しい言葉遣いを心がけましょう。
よくある間違いとしては以下のものが挙げられますよ。
| ◯ | ✕ |
| 貴社（書き言葉） | 御社（話し言葉） |
| 拝見しました | 確認しました |
| 承知しました | 了解しました |
| ～いたします | ～させていただきます |
| 申し訳ございません | すみません |
注意点4：段落や改行がなく読みづらくなっている
最後の注意点は、段落や改行がなく読みづらいメールになっていることです。
企業の採用担当者は基本的にPCでメールをチェックします。
PCでは、1文の文字数が多いものや、改行や空行のない文章は読みづらいので、1文の文字数は少なめにして、意味が通じる形でこまめに改行を入れましょう。
先述した、以下の本文の構成ごとに前後に空行を足して、3、4行の段落に分けると読みやすくなりますよ。
本文の構成の基本
- 宛先（会社名、部署名、役職、名前）
- 挨拶（お世話になっております、など）
- 内容（用件）
- 締めの挨拶（何卒よろしくお願いします、など）
- 署名（あなたの名前やメールアドレスなど必要な情報）
スマートフォンを利用してメールを返信する人は、とくに相手への見え方を意識してメールを書くようにしましょう。
転職活動のメールの書き方とマナー3つのまとめ
転職活動のメールの書き方とマナー3つのまとめ
- 転職メールはマナーや書き方を守って良い印象を与えるのが大事
- 相手にどう見えるのか判断して、読みやすいメールを書こう
- 例文を参考にして効率よくメール作成を進めよう
いかがでしたか？
メールの文章は、採用担当者にあなたを印象づける大事なものになります。
できるだけ良い印象を与えるメールで、意思を伝えられるよう、基本的なマナーや注意点に気をつけて書き方を工夫しましょう。
紹介した例文を参考に、効率よくメール作成を進めて、あなたの転職活動が成功することを願っています！