基礎知識

【大事なポイントを押さえよう!】転職活動中のメールの書き方

更新日:

転職のメールの書き方サムネイル

転職活動中には、転職希望先の企業の方とメールする機会が多くなります。

顔が見えないやり取りの中で、できる限り相手に良い印象を持ってもらいたいですよね。

また、マナーに沿ったメールをきちんと書かなければ、マイナスのイメージを持たれてしまうかもしれません。

今回は、転職のときに知っておきたいメールのマナーや書き方について紹介します。

メールのマナー

メールのマナーを守れば好印象間違いなし

メールを送るときってなにに気を付けたらいいんですか?
メールを送るときにはマナーだけでなく、メールを読む相手のことを考える必要もあるぞ

メールの送信は業務内に送ろう

仕事に関するメールは相手が業務中に確認できる業務時間内に送るのがベストです。

職種や業種、業務内容によって異なりますが、当日中に返信がほしい場合は、午前中に送ると午後で返しやすいです。急ぎではないなら午後に送るとよいでしょう。

気をつけておきたいのは、急ぎの要件以外はなるべく業務時間外に送らないことです。

これも状況によって異なることがありますが、早朝や深夜は送らない方が良いです。とくに、深夜に送ると、生活リズムの面で不安を持ったり、この時間まで起きているなら残業させてもよいなと思われたりすることもあるので避けましょう。

返信は24時間以内に送ろう

転職希望先の企業からのメールには、可能な限りはやく返信をしましょう。そして返信は、企業の業務時間内に行うとよりベストです。

遅くても24時間以内に返信するのが理想ですが、もし返信が24時間以内にできなければ、「返信が遅れて、大変申し訳ありません」といった文章をメールの本文にプラスしておきましょう。

数日間メールの返信が遅れるような場合は、事前に「いつまでに、改めてメールを差し上げます」と連絡しておくとメールがこないと企業側が心配をしなくて済みます。

メールアドレスは個人のものを使おう

転職活動中に使うメールアドレスはきちんと連絡が取れるものであれば、Gmailといったフリーのものでも問題ありません

ですが、携帯電話のキャリアメールや会社のメールはやめましょう

キャリアメールは、PCで見ると文字化けやレイアウトの崩れがおきやすかったり、受信フィルタがドメインではじいたりすることがあるため、緊急時以外は使用しないのが良いです

会社のメールは、相手からのメールを仕事中にもチェックできるので便利ですが、問題もあります。

注意をしていてもうっかり転職活動中のメールを職場の同僚や上長に見られることもありえます。見られてしまうと、転職先がせっかく決定しても退職するときにイメージが悪くなってしまいます。

専用のメールアドレスを作るときの注意点

  • PCで閲覧できるか確認する
  • 自分の名前や誕生日などシンプルなアドレスにする
  • 文字列のみは打ち間違えやすいので使わない
  • メッセージ性やプライベートが強い文字はNG

メールの書き方

メールの書き方は要点を押さえれば問題なし

あれ?メールってどういった感じで書けば良かったっけ…?
よーし、それならメールの書き方を確認してみようか。結構忘れやすいこともあるから気をつけてね!

件名

初めてメールを送る場合

件名は基本的に、メールの内容が一目で分かるものがおすすめです。

すぐに用件差出人が分かるように、シンプルな件名にしましょう。

応募するときは、名前と応募する職種をはっきりと書きます。質問の場合は、質問内容の要件を端的に書くと分かりやすくなります。

応募先の会社のメールを返す場合

メールのやり取りを繰り返した場合は、「Re:」の文字が件名の最初にプラスされます。

もし、「Re:」を消して件名を変更すると、新規のメールと捉えてしまい、トラブルになることがあります

そのため、元の件名をそのまま残しておいて、自分の名前をプラスしましょう。

あいさつ文

あいさつ文は、社会人としてのマナーであり、自分をアピールできるものです。形式でなくても、マナーを考慮した上で文章にその人らしさが表現されたものであれば、読んだ人のイメージは良くなるでしょう。

しかし、ダラダラとした文は禁物です。文章が読みやすくなるように句点を使って、バランスよく改行入れてください

伝えたい内容必要な情報をシンプルに伝えることができれば「この人は情報を整理するスキルがある」と評価してもらえる可能性もあります。

応募するとき

簡潔に動機をプラスしましょう。そうすることで、「入社したい」という意欲をアピールできますし、文面として積極性があれば良いイメージを相手に与えることができます。

質問するとき

質問するときは採用担当者の貴重な時間を使って質問に答えてもらうのだ、ということを念頭において謙虚な気持ちが伝わるような文章にしておきましょう。

内定通知にメールを返すとき

内定を決めた会社に対して、感謝を伝えるのを忘れずに書くことが大事です。入社の抱負を軽めに入れておくのも良いでしょう。

署名

署名には、メールを受けた企業の担当者が誰からのメールだと分かるように、必要最小限の個人情報を書きます

署名の必須項目としては、名前、住所、電話番号、メールアドレスで、職種がクリエイティブ系のものであれば、アピールしたい自分の作品のホームページやアップしているサービスなどのURLを書いておきましょう。

署名を書くときの注意点

  • 名前はフルネームを必ず書く
  • 住所は都道府県から書いて、郵便番号も書く
  • 電話番号は、自分のスマホや携帯など直接やり取りできる電話番号を書く。自宅に固定電話がある場合は、併記しておく。
  • メールアドレスは、現在やり取りしているアドレスを書く

また、署名を囲う枠については「-----」や「*****」といった文章の境目が分かりやすく、派手ではないものを使うのが好ましいです。

メールで避けたい言葉遣いやマナー

メールを書くときに守れていないと転職が辛い?

「返信ありがとうございます♪よろしくお願いいたします(^_-)-☆」よし、書けたぜ。
転職活動中のメールで記号と顔文字はマズいですよ!

普段使っているものを使うと、相手にマイナスのイメージを与えることもあるから気をつけよう。

間違った言葉遣い

させていただく

「させていただく」という言葉は、非常に丁寧な感じがします。

しかしこの言葉は、自分が行動するために相手の許可が必要で、行動をすることで恩恵を自分が受ける際に使います

例えば、「スケジュールを変えさせていただく」という場合は、スケジュールを変えるのは自分の予定以外に相手の予定もチェックする必要があります。

スケジュールを相手に変えてもらうことによって、自分の都合が良くなるため、恩恵を自分が受けるようになります。

一方、「説明させていただく」という場合は、基本的に、相手の許可が「説明する」という行いは必要ありません。

そのため、恩恵を自分が受けないため、「説明させていただく」は敬語として間違ったものになります。

このように使用する場所を間違えると誤った敬語になってしまいます

絵文字・記号、装飾の多用

日常のメールでは感情を表現するために、記号や絵文字を文末にプラスしたり、装飾を付けたりすることもありますが、転職活動中は避けてください

「(^^)/」や「<(_ _)>」の顔文字や、「(笑)」「www」を使わないのは当然ですが、多くの「?」「!」を使うと砕けたイメージになるため、転職活動のときに送る文章としては良いイメージを与えませんので注意しましょう。

また、大切な箇所を太文字や色文字にしても企業側の環境によっては表示されなかったり、レイアウトがおかしくなったりすることもあるため、使わないのが望ましいです。

まとめ

メールを送る前には一度確認!

今回のまとめ

  • 送信は業務時間内、返信は24時間以内。早朝深夜は避ける
  • メールの件名は一目で分かるように。内容は見やすく簡潔に書く
  • 言葉遣いや記号は避ける

転職希望の会社と現在の仕事をしながらメールのやり取りは、スケジュールの管理やコントロールを自分で全て行うため非常に大変です。

とくに、転職活動を退職する前に行う場合は、仕事のスケジュールが急に変わって、スケジュールを変える必要があることもあります。

急いでメールを送ってしまうと、メールのマナーや書き方を忘れてしまいがちになります。メールを書いたら、最初から文章を見直す癖を付けておくと良いでしょう

Copyright© 転職index , 2018 All Rights Reserved.