転職面接を失礼なく辞退する方法と事前にチェックすべき注意点4つ

転職面接の辞退

この記事で解決できる悩み

  • 「転職面接を辞退するには、どうしたらいい?」
  • 「転職面接を辞退するときは、『メール』と『電話』どちらが良いんだろう?」
  • 「失礼のない転職面接の辞退方法ってあるの?」

転職活動中に、何らかの理由で面接試験を辞退することがあるかもしれません。

そんなとき、転職面接を辞退するのが失礼になるのかや、辞退する方法などを知っておきたいですよね。

この記事では、そうしたお悩みを解決したい方にお応えします。

転職面接を失礼なく辞退する方法と注意点を押さえれば、転職面接を辞退したいときに相手方に失礼のないように転職面接を辞退できます。

実際、これらの方法で不快な思いをせずに転職面接を辞退できたという体験談もあります。

それではまず、そもそも「転職で面接を辞退する人はどれくらいいるのか」について見ていきましょう。

一ノ瀬セナ
この記事の内容をわたくし、転職indexナビゲーターの一ノ瀬 セナが動画で解説しています。
一ノ瀬セナ
2分でわかりやすくまとめているので、ぜひチェックしてみてくださいね!

【はじめに】転職面接を辞退をする人はどれくらいいるのか

転職面接を辞退したい、と思っても、本当に辞退しても良いのか、気になりますよね。

下のグラフは人事のミカタが約200社の企業に「面接のキャンセルを受けたことがあるか」アンケートをとった結果です。

これによると、実に92%の企業が面接のキャンセルを体験していたそうです。

転職面接を辞退する人の割合

一ノ瀬セナ
理由はどうあれ面接を辞退している人は多いので、面接の辞退はとくに悪いことではありませんよ!

転職面接の辞退でよくある理由3つ

転職面接を辞退する理由には、どのようなものがあるのか、大きく3つにまとめました

転職面接の辞退でよくある理由3つ


  • 他社から内定をもらった
  • 企業と合わないと感じた
  • 企業の良くない評判を見つけた

ひとつずつ詳しく解説していきます。

理由1:他社から内定をもらった

まずひとつ目の理由は、他の企業と並行で転職活動を続けていて、他社で内定が出たために面接の必要がなくなったというパターンです。

転職面接に限らず、新卒の就職活動でも経験があるのではないでしょうか。

企業も並行して転職活動をしていることは承知のうえでしょうから、比較的納得されやすい理由といえるでしょう。

理由2:企業と合わないと感じた

次の理由は、面接までの間に、この企業とは合わないな、と感じてしまったパターンです。

面接辞退を決意するには、書類選考の結果が出る前・面接日が決まって前日までの間・面接日当日、と様々なタイミングがありますが、どのタイミングでももっとも多い理由が「企業と合わないと感じた」という理由です。

面接が決まってから、仕事内容や企業理念に違和感を感じて、そこでうまく仕事していくイメージがわかない、ということもあります。

転職活動するうえでは選り好みしている場合ではない、と真面目に捉えてしまうかもしれませんが、企業との相性は人間関係のようなものです。

事前に合わないとわかっているのなら、生じるかもしれないストレスを避けるのは大人の判断
といえるでしょう。

次回に生かすための注意点


  • 求人情報の内容と実際の状況では食い違うケースもあるので注意が必要
  • 本来は、その企業のことを充分に調べてから転職面接を希望するべき

理由3:企業の良くない評判を見つけた

企業には伝えにくいですが、転職活動を続けて企業のことをよく知るうちに、企業の良くない評判を見つけてしまったというパターンです。

転職ともなると新卒のときとは異なり、入ってくる情報も、自身の経験値も変化しています。

そのなかで良くない評判を見つけたら、これもまた避けるのが大人の判断です。

転職面接の辞退を失礼なく伝える方法3パターン

企業といっても実際のやりとりをするのは人同士ですから、面接するつもりでいるところを辞退されればあまり良い顔はしません

ここでは、面接の辞退を失礼なく伝える3つの方法をまとめました。

面接の辞退を失礼なく伝える方法3つ


  • 他社から内定をもらった場合
  • 体調不良の場合
  • その他の諸々の事情

パターン1:他社から内定をもらった場合

可能性を広げるため転職活動は数社に渡ってすすめるのが普通です。

他社から内定をもらったという理由は必ずあるでしょう。

辞退するのであれば早めに伝えた方が企業にとっても時間を無駄にせずに済みますし、事情も理解されやすいので、素直に伝えてしまうのがベストです。

他社から内定をもらい面接を辞退するときの例文


先日、同時に選考を進めてまいりました別の企業から内定をいただきました。
今後のキャリアや生活に関わることなのでとても悩みましたが、自分の適性をよく考えた結果、そちらの企業に入社する意思を固め、御社の面接を辞退することにしました。

選考に際しまして、お忙しい中大変貴重なお時間を割いていただきましたが、このような結果になり誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

パターン2:体調不良の場合

面接の日が近づくにつれ、体調がどうも優れなくて辞退したい、というときも、早めに連絡するのが良いでしょう。

体調不良という理由であれば、別の日程に調整し直してもらえる可能性もあります

当日キャンセルとなったから辞退しなければならない、と安易に考えずに、まずは企業に連絡をとってみてください

体調不良で面接を辞退するときの例文


あいにく体調を崩してしまい、まずは体調の回復に努めたく思いますので、この度の面接を辞退させていただきます。

お忙しいところ貴重なお時間を割いていただいていたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ありません。何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

パターン3:その他の諸々の事情

プライベートの予定がかぶってしまったり、企業と合わないと感じたり、良くない評判を耳にしてしまったり、と企業には言いづらい理由で辞退する場合も、やはり早めに連絡する方が企業にとっても良いでしょう

ただし、その際は理由は明確にせず簡潔に伝えるのがベストです。

なかには、理由が言いづらいから当日になっても企業に連絡できずドタキャンする人もいますが、無断でドタキャンすることだけは絶対に避けましょう

面接辞退を伝えるタイミングは、書類選考の結果が出る前であったり、面接が決まってから面接当日までの間だったり、面接当日だったりと様々です。

ですが、どんな理由やタイミングであっても、礼儀を忘れずにきちんと理由を伝えましょう

その他事情で面接を辞退するときの例文


選考通過のご連絡をいただきありがとうございました。

せっかくご連絡いただいたのですが、一身上の都合により、次の面接を辞退したくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

転職面接を辞退する連絡手段は「メール」と「電話」の2つ

はじめ君
転職面接を辞退するときってメールと電話のどちらで伝えたほうがいいのかな?
それぞれに利点や知っておきたいポイントがありますよ!まず両者の違いから見ていきましょう。
一ノ瀬セナ

メールと電話どちらで伝えるべきか

結論からいうと、どちらが必ず正しいということはありません

大抵の面接担当者は忙しくしているので、メールで伝えるのは電話より早く確実ではあります。

前日や当日に辞退のメールを送っても反応がない場合は、電話ですぐに連絡するようにしましょう

逆に面接日までに充分な日数があるなら、メールで伝えましょう

電話だと、急ぎではない用件で、面接担当者の業務を中断させることになるからです。

一ノ瀬セナ
もし事前に企業から指定がある場合にはそれに従いましょう!

連絡手段1:「メール」で転職面接を辞退

それではメールで面接を辞退するときに意識したい3つのポイントと、メールの例文を紹介します。

メールで面接辞退をするときのポイント


  • ビジネスメールのマナーに従う
  • 簡潔な理由と丁寧な文章を忘れない
  • 必要な時は電話でフォローする

面接辞退のメール例文


面接辞退のご連絡/山田太郎

【本文】
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

先日、2次面接のご連絡をいただいた山田太郎です。
その節は誠にありがとうございました。

8月1日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.tanaka@×××.com
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メールのポイント


  • 件名
  • 件名はひと目で要件がわかるようにしましょう。
    「辞退の件」や「面接辞退します」といった書き方は言葉足らずで失礼な印象がありますので、注意しましょう。
    件名の最後に氏名を併記しておくと、よりわかりやすいですよ。

  • 宛名
  • ①会社名、②部署名、③氏名の順で記載しましょう。
    会社名は(株)などと略さず、正式名称を書くようにしてください。

  • 本文
  • まず冒頭では、予定していた面接の日程と氏名を書き、送信者が誰かわかるよう挨拶しましょう
    その後、前半部分では面接辞退の旨を理由を交えて書いてください。
    要点を簡潔に伝えるのが大事です。
    後半部分には、選考に時間を割いてくれた相手への謝罪や感謝の言葉を書きましょう。

  • 締めの言葉
  • 締めとなる言葉は定型句を使います。
    ほかには「貴社のご隆昌をお祈り申し上げます。」といった言葉もあります。
    今後関係性が続かないので、「今後ともよろしくお願いします」といった言葉は使わないようにしましょう。

一ノ瀬セナ
メールは形に残るものなので、誤字や脱字、失礼なフレーズがないか見直してから送信しましょうね!

連絡手段2:「電話」で転職面接を辞退

次に電話で面接を辞退するときに意識したい3つのポイントと、例文を紹介します。

電話で面接辞退をするときのポイント


  • 詳しい辞退理由を聞かれたときは、正直かつ丁寧に伝える
  • 簡単なシナリオを準備しておくといい
  • 担当者不在のときはメールで連絡するかかけ直す

電話での面接辞退の会話例



人事:はい、株式会社△△です。

自分:お忙しいところ失礼いたします。 私、8月10日の15時に面接のお約束をさせていただいている、山田太郎と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

人事:はい、私が〇〇です。

自分:お忙しいところ恐れ入ります。急なご連絡で大変恐縮ですが、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

人事:そうですか。差し支えなければ、理由を教えてもらえますか。

自分:はい。先日、志望企業様より内々定のご連絡を受け、そちらの道に進みたいと考えているからです。

人事:弊社としてはとても残念ですが、それはおめでとうございます。

自分:優しいお言葉を、ありがとうございます。会社説明会や1次面接などで丁寧に対応いただき、とても感謝しております。

人事:これからも頑張ってくださいね。

自分:はい。ご連絡が直前となってしまい、誠に申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。

人事:失礼いたします。

一ノ瀬セナ
緊張して言葉が出てこなくなったときのために、話す内容をまとめたものを手元に置きながら電話をかけましょう!

転職面接を辞退する前にチェックすべき注意点4つ

いざ、転職面接を辞退する前に、チェックしておきたい注意点を4つにまとめました。

転職面接を辞退する前の注意点4つ


  • 無断で転職面接を辞退するのは厳禁!
  • 転職面接の辞退の連絡はできるだけ早くする
  • メール・電話をする時間帯を考慮する
  • 余計な言い訳をせずに簡潔に伝える

注意点1:無断で転職面接を辞退するのは厳禁!

社会人マナーとして、いかなる理由があっても無断で辞退をするのは厳禁です。

企業も貴重な時間を割いて、面接の時間を調整してくれたところを辞退するのですから、たとえ連絡のタイミングが遅くなったとしても、事前に連絡を入れましょう

注意点2:転職面接の辞退の連絡はできるだけ早くする

辞退の連絡は、早ければ早いほど良いです。

企業にとっては新たに面接日程の調整をしやすくなりますし、自分にとっても辞退の連絡をするかどうか悩む時間はもったいないです。

どんな理由であっても、先延ばしにぜずに連絡を入れましょう

注意点3:メール・電話をする時間帯を考慮する

電話での連絡の場合は、業務時間外に連絡するのは失礼になるので、業務時間内に電話する配慮を忘れないようにしましょう

どうしても業務時間外や遅い時間の連絡になるときはメールで辞退の旨を伝えます

一ノ瀬セナ
遅い時間に送るときは「夜分遅くに失礼します」の一言を添える気遣いも大切ですよ。

注意点4:余計な言い訳をせずに簡潔に伝える

面接辞退は、余計な言い訳をせずに簡潔に伝えましょう。

なぜなら、辞退理由を長々と述べたり、言い訳に感じる伝え方をすると、かえって悪い印象を与えかねないからです。

あらかじめ台本を用意しておく、もし踏み込んで聞かれた時のために回答を用意しておくなど、簡潔に辞退を伝えられるよう準備しておきましょう

本当に転職面接を辞退していいのかもう一度考えてみる

本当にやむを得ない事情でないかぎりは、転職面接を辞退すべきかどうか、今一度考えてみてください

辞退した後も同じ企業に再応募することは可能ですが、そのときになぜ一度は辞退したのか納得してもらえる理由を話すことができるでしょうか。

一時の感情に任せて決断していないかどうか、よく考えてみましょう

面接日程を変更したいときのポイントと例文

面接日に緊急の予定が入った、面接日当日の急な体調不良、などの理由で面接の日程を変更してもらいたい時のポイントと例文について解説します。

面接日まで日がある場合はメール、当日や面接日まで日がない場合は電話にて連絡を取るようにしましょう。

なお、調整する面接の別日がかなり先になると、企業側から採用機会が合わないと断られたり、採用活動のなかで別の応募者が採用される可能性があるので、あまり先延ばしにするのは危険ですよ。

では次に、メールで面接日の日程変更を依頼する際の例文を紹介します。

面接日の日程変更依頼 メール例文

以下の内容はこちらから候補日をあげて調整を依頼するパターンです。

面接日の日程変更依頼 メール例文



件名:面談日程変更のお願い/山田太郎

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。山田太郎です。

誠に恐縮ですが、諸事情より、〇月〇日〇時から予定頂いておりました、面接のアポイントの変更をお願いしたく、メールを送らせていただきました。

以下のいずれかの日程で、〇〇様のご都合がよろしい日時にご変更いただけないでしょうか。

〇月〇日(曜日)終日
〇月〇日(曜日)終日
〇月〇日(曜日)午後13時~午後17時

ご多用のところ、ご調整頂いたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

何卒宜しくお願いいたします。

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山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.tanaka@×××.com
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【転職面接の辞退に関するポイント】まとめ

最後に、記事の内容をまとめておきます。

転職面接を辞退するときのまとめ


  • 無断で面接辞退は厳禁、連絡はできるだけ早くする
  • 面接辞退の連絡はメールでも電話でもOK。ただし、状況によって使い分ける 
  • 最後まで丁寧かつ誠実に対応する

転職面接を辞退することは悪いことでもないですし、別段珍しくもありません。

ですが辞退すると決めた以上は、できる限り早く連絡することが大切です。

連絡の手段はメールでも電話でも構いませんが、相手の立場に立って丁寧に対応することが最も相手にとって失礼にならない辞退の方法です

これを実践すれば、どんな理由であっても、お互いが不快な思いをせずに転職面接を辞退することができます。

あなたの転職活動が円滑にすすみますように。

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