書類の書き方

転職面接でメールを送るとき知っておきたいポイント5つ【例文あり】

更新日:

転職面接のメール

この記事で解決できる悩み


  • 転職面接に向けてメールのやり取りで、重要なポイントってなんだろう?
  • メールの返信方法で困っているんだけど、NGな事やマナーはあるのかな?
  • メールを送る前にチェックするべきポイントがあれば知りたい。

現在転職活動を進めている人の中には、メールでのやり取りに関して、このような悩みを持ってないですか。

そこで今回はメールでのやり取りで困っている人に向けて、 メールを送るときの5つのポイントと、実際のメールの例文、そしてメールを送る前に確認したい注意点について紹介します。

どれも基本的なことですが、すべて大切なので、この機会にしっかりと目を通しておきましょう。

知らないだけで企業からの印象を下げてしまうのは勿体ないですよ。

それではまず、転職面接のメールのやりとりの採用結果への影響について見ていきましょう。

【はじめに】転職面接のメールのやりとりも採用結果に影響する

転職でのメールのやり取りは相手に失礼がないよう、ビジネスマナーを意識してメールを作成しましょう。
そんなに重要なんですか?
メールのやり取りも採用選考の結果に影響すると言われています。
!それは大変だ…

転職面接でメールを送るときのポイント5つ

まず、転職面接でメールを送るときに重要なポイントを紹介します。ポイントは、大きく以下の5つです。

転職面接でメールを送るときに重要なポイント

ポイント1:24時間以内に返信する
ポイント2:件名は「用件」と「名前」を書く
ポイント3:本文は「宛名・挨拶・内容・締め・署名」の構成にする
ポイント4:希望の日程は3つ以上送る
ポイント5:改行や段落分けをする

ポイント1:24時間以内に返信する

ひとつ目のポイントは24時間以内に返信することです。24時間以内とはいわず、早く返信するように心がけましょう。

なぜなら通常の仕事の場合と同じく、メールのレスポンスが早いと、それだけで相手からの印象がよくなります

逆にメールを送るのが遅いと仕事も遅いと思われるので注意しましょう

出先ですぐには返事を返せなさそう…!どうしたらいいですか?
返信に時間がかかるときは、回答が遅れる理由と回答できる目処を伝えましょう。

取り急ぎの連絡をいれておけば、少なくともマイナスにはなりません。

注意点


メールを送信するタイミングは、深夜などの遅い時間は避けましょう。
生活リズムが不規則なのではとマイナスなイメージを与える可能性があります。

返事が遅くなる時の例文


確認が必要で、いますぐにお返事することが難しく、すみませんが本日の夜20時までに再度ご連絡させていただきます

ポイント2:件名は「用件」と「名前」を書く

送信するメールの件名に、「用件」「名前」を入れることも大切です。

なぜなら、採用担当の方が件名を見るだけで、メールを開かずに内容の大筋を理解できるからです。

件名からメールの内容と相手がわからないと、確認する手間が増えてしまいます。

あなたへの印象が悪くなる可能性もあるので注意しましょう。

  • 「ありがとうございます!」といった感謝の気持ちは本文で伝える
  • 件名には「〇〇の御礼|自分の所属と名前」
  • 返信するときは、何度目のやり取りかわかるように「Re」を消さない

ポイント3:本文は「宛名・挨拶・内容・締め・署名」の構成にする

メールの本文に関しては「宛名・挨拶・内容・締め・署名」という構成で作成しましょう。

伝えたいことを簡潔に書くことが大切です。

「宛名」は省略しない

宛名は省略せずに正式名称を書くようにしましょう。

なぜなら、自分が届けたい相手に正確に届かない可能性があるからです。

相手の情報を省略すると、採用担当者からの印象が悪くなる可能性もあります。

具体的には以下のように、冒頭に相手の会社名、部署、役職、名前などを書けばOKです。

株式会社〇〇
人事部 部長 〇〇 様

※ 株式会社の場合はしっかりと会社名の所に「株式会社」をつけるようにしてください(会社名の前なのか後ろなのかもホームページなどで確認しましょう)。

もし部署名や名前がわからない場合は、宛名を「採用ご担当者様」と書けばOKです。

「挨拶」は簡潔にする

挨拶が無駄に長くならないことも大事です。

なぜなら、転職でのメールの挨拶は、あくまでも本題に入る前のクッション的な役割だからです。

あえて珍しい表現などを使う必要はありません。

「お世話になります(になっています)。山田です。先日はたくさんの質問にご回答いただきありがとうございました。」

など、簡単なものでOKです。

「本題の内容」は正確に伝える

本題の内容は、メールの中で1番大切な部分です。

なぜなら、メールは用件を正確に理解してもらうことが目的なので、わかりやすく簡潔に書きましょう

内容についての詳細は、例文紹介を後述します。

「締め」の文にはお礼を書く

メールの締めにお礼を添えることも大切です。

その理由は、締めの文章がないと文章が中途半端になり、相手が少し物足りないと感じたり、印象が悪くなる可能性もあるからです。

とはいえ、形式的になっても意味がないので、面接での対応の中でとくに感謝したいことを伝えるようにしましょう。

メールの締めのお礼の例文


「急なお願いにも関わらず、実際に職場の様子を見せていただきありがとうございました」

「質問ひとつひとつに丁寧に回答していただきありがとうございました」

本文の最後に「署名」を入れる

署名は自分の情報を相手に明示し、メール本文が終わることを示すものです。忘れずに記入するようにしましょう。

署名に記入するべき情報は「名前」、「住所」、「電話番号」、「メールアドレス」の4つです。

なお、メール本文との区別をわかりやすくするためには、「-」や「=」などの記号を利用して文章を区切るとわかりやすくなります

「☆」や「♪」などの記号はフランクすぎるので、使用を控えましょう。

補足:過去のやり取りを引用で残す

相手が過去のやり取りを確認する可能性があるので、以前のやり取りは勝手に消さずに、本文内に残したまま返信するようにしましょう。

ポイント4:希望の日程は3つ以上送る

面接の希望日時の提示を求められたら、3つ以上の候補を提示しましょう。

採用担当者にも予定があり、ほかの面接者や業務との調整が必要になります。

できれば時間帯の幅も広めにとるといいでしょう。

ポイント5:改行や段落分けをする

改行や段落分けをして本文を読みやすくすることも大切です。

なぜなら改行や段落分けを適度に行うことによって、読み手がメールを読む負担を抑え、より正確に用件を理解してもらえるからです。

人の見た目と同じで、文面にも第一印象というものがあります。

パッとみた感じで読みにくそうなメールだと、内容に問題がなくても、それだけであなたの印象を悪くする可能性があります。

目安としては、25~30文字に一度改行すると読みやすくなります。

採用担当者はPCでメールを読んでいることが多いので、PCで読むことを想定して、読みやすいように改行すると親切ですね

シーン別の転職面接のメール例文5つ

つづいて、転職面接のメールの例文を、以下の5つのシーン別に紹介します。

転職面接のメール例文5つ

メール例文1:日程の候補を企業側から提示された場合
メール例文2:日程の候補を自分から提示する場合
メール例文3:一度決めた日程の変更を申し出る場合
メール例文4:面接の辞退を申し出る場合
メール例文5:面接後のお礼をする場合

それでは例文を確認していきましょう。
まずはじめに、面接の日程の候補を企業側から提示された場合の返信例です。

メール例文1:日程の候補を企業側から提示された場合

メールを書くときのポイント

  • 候補日を提示してもらったお礼を書く
  • 提示された中から自分の希望する日を選択し、その日で大丈夫か確認をとる
  • 一つだけではなく第一希望、第二希望など、複数の希望日を書く

日程の候補を企業側から提示された場合の例文


株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
山田太郎と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、希望日程をお知らせいたします。

第一希望:7月23日(火)14:00~
第二希望:7月24日(水)10:00~
第三希望:7月25日(木)14:00~

お忙しい中恐れ入りますが、
ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。

---------------
山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.yamada@×××.com
---------------

メール例文2:日程の候補を自分から提示する場合

  • 候補は少なくとも3つ提示すること
  • 時間帯も広めに設定すること
  • 「10:00~15:00」のみだと15:00開始でも大丈夫なのか、15:00には終了を希望するのかわからないのでどちらなのか明記する

日程の候補を自分から提示する場合の例文


株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
山田太郎と申します。

このたびは、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。

【1】 7月23日(火)終日
【2】 7月24日(木)10:00~15:00(15:00には面接終了希望)
【3】 7月25日(金)14:00~19:00(19:00には面接終了希望)

上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか。
もしご調整が難しい場合は、
再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.yamada@×××.com
---------------

メール例文3:一度決めた日程の変更を申し出る場合

  • 最初は電話で連絡をするようにし、不在の時はメールをする
  • こちらから変更を申し出ているので、日程に「第一希望」などは書かない
  • 日程変更を希望する理由を詳しく書く必要はない
  • 日程変更をしてもらえた場合、面接当日にしっかりお礼を述べる

一度決めた日程の変更を申し出る場合の例文


株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
山田太郎と申します。

7月23日(火)14:00時に面接のお約束をいただいております。
しかしながら、お約束の日時に貴社にお伺いすることが難しくなりました。

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、
ご不在とのことでしたので、
メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
もし可能であれば、以下の日程の中で
面接を再調整頂けないでしょうか。

【1】 7月24日(木)18:00~
【2】 7月25日(金)18:00~

本来であれば日程変更は厳に慎むべきことではありますが、
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.yamada@×××.com
---------------

メール例文4:面接の辞退を申し出る場合

  • 面接を辞退するという意思がはっきり伝わるように書く
  • 面接を辞退する理由を詳しく書く必要はない
  • できるだけ早く送る

面接の辞退を申し出る場合の例文


株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
山田太郎と申します。

7月23日(火)14:00時に面接のお約束をいただいております。
しかしながら、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

---------------
山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.yamada@×××.com
---------------

メール例文5:面接後のお礼をする場合

  • お礼のメールは必須ではなく、企業側もお礼メールの有無は気にしていない
  • 面接で伝えきれなかったことを伝えたい場合にお礼と合わせて伝えるといい
  • すぐに採用結果が決まる場合もあるので、送るのなら遅くても面接の翌日中に送る

面接後のお礼をする場合の例文


株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日17時より面接をして頂きました、山田太郎と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして
誠にありがとうございました。
★〇〇様から、貴社の業務内容や、今後のビジョンを伺い、
貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。

面接でお伝えできませんでしたが、
★私は過去に〇〇のプロジェクトを担当しておりました。
この経験を活かし、貴社に貢献することができれば幸いに存じます。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

---------------
山田太郎
〒123-4567
〇〇県〇〇市〇〇(自宅住所)
電話:090-1234-5678
メールアドレスtaro.yamada@×××.com
---------------


★の部分には実際の面接で話した内容や自分の経験を具体的に書く

転職面接でメールを送るときの注意点3つ

転職面接でメールを送るときの注意点についても確認しておきましょう。重要なポイントは以下の3つです。

転職面接でメールを送るときの注意点3つ


注意点1:間違った敬語を使っていないか
注意点2:不適切なメールアドレスを使っていないか
注意点3:不必要な装飾をしていないか

注意点1:間違った敬語を使わない

ひとつ目は敬語を正しく使うことです。

しっかりした内容で体裁が整っているメールでも、敬語の使い方を間違えていると相手に悪い印象を与えてしまいもったいないです。

自信がないものは、使い方を調べてから使いましょう。

間違えやすい敬語の例を以下にまとめていますので、参考にしてください。

補足:間違えやすい敬語の例

相応しくない相応しい
1了解です
分かりました
かしこまりました
承知しました
2見ました
拝見させていただきました(二重敬語)
拝見しました
3行きます
伺わせていただきます(二重敬語)
伺います
4御社(話し言葉)貴社(書き言葉)
5よろしかったでしょうかよろしいでしょうか

注意点2:不適切なメールアドレスを使わない

2つ目は不適切なメールアドレスを使わないことです。

たとえば現在所属している会社のアドレスや、個人のプライベートを感じさせるアドレス(趣味、好きなものの名前など)だと、公私混同をしていると思われて印象が悪くなるかもしれません。

以下のように、シンプルで覚えやすいアドレスを利用しましょう

4月1日が誕生日の山田太郎さんの場合


  • taro.yamada@ドメイン
  • yamadataro@ドメイン
  • taro.yamada0401@ドメイン など

転職専用メールアドレスについての記事をチェック

注意点3:不必要な装飾をしない

さいごに、本文に不必要な装飾をしないことも大切です。

なぜなら、強調したい部分などを、文字サイズや文字の色を変更することで装飾すると、相手が読みづらく感じるだけでなく、場合によっては文字化けをしてしまう可能性もあるからです。

仮に装飾をするとしても、本文と署名部分を区切るための「-」や「=」、文字を強調する「【】」のみにしましょう。

メールの文面を見たときに、相手がどう感じるかという視点を忘れないように気をつけてください。

転職面接メール送信前のチェックリスト

転職面接メール送信前にチェックしてみましょう!

okです!お疲れさまでした。

宛先や件名について




メールの本文について







レイアウトについて






転職面接のメールまとめ

最後に、記事の内容をまとめておきます。

転職面接のメールについてのまとめ


  • 転職面接のメールの本文は改行や段落分け、誤字脱字に気を付ける
  • 転職面接のメールの返信はなるべく早く、24時間以内が理想だが深夜帯は避ける
  • 転職面接でメールを送るときは、本文を「宛名・挨拶・内容・締め・署名」の構成にする

メールの内容、送り方も採用結果に影響しています
転職面接でメールを送るときは、読む立場の人の気持ちになって読みやすいメールを心がけましょう

万が一面接がうまくいかなくてもメールで好印象を与えることができればいい方向へ結果が変わります。

あなたの転職活動が良いものになるよう、祈っています。

転職活動中のメールの書き方についての記事をチェック

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