転職時に必要な書類一覧|退職での返却・受取や入社での提出まで

この記事で解決できる悩み

  • 転職するときに必要な書類が知りたい
  • 転職先に提出する書類って何があるんだろう

転職ではいくつもの書類があり、どれが重要なのかわかりづらいですよね。

この記事では、以下のような悩みを解決します。

この記事の主な内容


  • 退職時に返却が必要な書類について
  • 退職時に受け取る書類について
  • 転職先の企業に提出する書類について

転職先企業へ提出する書類』を理解すれば、はじめての転職でも、手間取ることなく必要な書類が揃えられます

それではまず、転職の流れを理解するために『退職から入社までの流れ』について見ていきましょう。

退職から入社までの流れ

まずは退職から入社までの流れについてです。

一連の流れを以下のリストにまとめました。

退職から入社までの流れ


  • STEP1:退職の意思表示
    → 1カ月から2か月以上前には直属の上司に伝える
  • STEP2:退職の書類を提出、引継ぎ
    → 後任の人にスムーズに引き継げるように、マニュアルの作成やクライアント情報の整理
  • STEP3:関係先へのあいさつ
    → 退職2週間前あたりから行う
  • STEP4:退職
    → 退職当日は必要書類の受け取り、備品の返却や社内でのあいさつをする
  • STEP5:入社の準備
    → 転職先企業に指定された必要書類を早めに用意する
  • STEP6:入社
    → 準備した書類を持って出社する

一般的な流れはこのようになっています。

それぞれの段階で、返却や受け取りが必要な書類があります。

以降の見出しで順に紹介するので一緒にチェックしていきましょう。

転職の面接で必要な持ち物については、詳細に説明している記事があるのでぜひ一緒にチェックしてみてください。

退職時に返却が必要な書類等

退職時に会社から支給・貸与された物や業務上作成した資料などはすべて返却しなければいけません

会社から支給・貸与された物とは、主に会社の身分を証明するものや、会社から与えられたもの会社の経費で購入したものなどです。

詳しくはリストにまとめたので、ひとつずつ確認しましょう。

退職時に返却が必要な書類等


  • 身分証明書
  • 名刺
  • 通勤定期券
  • 健康保険被保険者証
  • その他書類以外で返却が必要なもの

身分証明書

ここで紹介する身分証明書は、個人的なものではなく、会社にかかわるものを指します。

社員証など、その会社の社員だと証明するものです。

一ノ瀬セナ
社員証のほかに、入館証、社章、IDカードなどが該当しますね!

名刺

自分の名刺だけでなく、仕事で受け取った取引先の名刺も返却が必要な場合があります

受け取った名刺は個人の私物ではなく、会社の所有物とされることもあるので、事前に確認しましょう。

一ノ瀬セナ
メモなどがあっても大丈夫です! 不要な場合はシュレッダーで処分しましょう。

通勤定期券

通勤に利用している電車やバスなどの通勤定期券です。

現物を支給されていた場合、退職日に返却が必要になります。

はじめ君
通勤手当として振り込まれていた場合は?
振り込み式の場合は返金は不要です。
一ノ瀬セナ

健康保険被保険者証

健康保険被保険者証は、加入者が会社を辞めた時点で脱退する仕組みなので返却します。

脱退後の保険証ですが、退職時に次の転職先が決まっている場合は手続きは不要です。

そうでない場合は国民健康保険に加入するか、任意継続被保険者制度を申請する必要があります。

書類以外で返却が必要なもの

ほかにも、企業によっては返却が必要なものもあります。  

会社から与えられた、貸し出されたものや会社の経費で購入したものは返却が必要です。

忘れがちなものをリストアップしてみたのであわせてチェックしておきましょう。

書類以外で返却が必要なもの一例


  • 制服
  • 書籍
  • 事務用品
  • パソコン
  • マニュアル
  • 鍵 など

会社によって返却が必要なものはそれぞれ違うので、事前に確認しておきましょう。

一ノ瀬セナ
返却し忘れてしまうと、後から郵送したり、届けなければならず二度手間ですよ。

退職時に受け取る書類等

退職時に企業から受け取る必要がある書類は、次の企業に渡したり、手続きに必要なものが含まれるので忘れずに受け取りましょう。

とくに、「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」の3つはかならず退職時に受け取るはずです。

他の書類は人によって違ってきますので、くわしく見ていきましょう。

退職時に受け取る書類等


  • 離職票
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 年金手帳
  • 健康診断書
  • 退職証明書

離職票

離職票は、雇用保険の失業給付を受給するのに必要です

次の転職先が決まっている場合は必要ありませんが、企業によっては提出を求められることもあります。

入社に必要な書類を事前に確認し、必要なら貰っておきましょう。

離職についての情報が書かれているので、間違っていないかチェックしておくのも大切です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。

雇用保険は正社員や契約社員なら必ず加入しているはずです。

退職の際に雇用保険被保険者証を忘れずに受け取り、新しく勤める会社に提出しましょう。

雇用保険適用基準
(1)31日以上引き続き雇用されることが見込まれる者であること。
(2)1週間の所定労働時間が 20 時間以上であること。

アルバイトの場合も条件によっては含まれます。

派遣社員の場合は、派遣元企業から配布されるので、担当の人に聞いてみましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は年末調整や確定申告で必要になります。

定年退職者などを除く、中途退職者の場合は、退職日から1ヶ月以内に発行:されます。

年の途中で退職し、年内に別の会社に転職する場合は源泉徴収票を転職先に提出しなければなりません

また、年の途中で退職し、年が変わってから転職した人は会社側で年末調整を受けられないので、自分で確定申告しましょう

その際に退職時に受け取った源泉徴収票が必要になりますよ。

なお、2020年12月に退職して2021年に転職をしたとき、2020年12月分給与が2021年の1月に支払われた場合、「2021年」の前職の源泉徴収票を転職先に提出しなけれならないので注意しましょう。

源泉徴収票とは
「会社から支払われた給与の総額」と「会社が労働者に代わって納税するために、あらかじめ給与から差し引いた所得税額」が記載された書類

年金手帳

年金手帳は、厚生年金加入の手続きに必要です。

会社が保管している場合と、自分で保管している場合があります。

会社で保管している場合は退職時に返却されますよ。

勤務先が変わっても同じものを使うので、会社が保管している場合は忘れずに受け取りましょう。

退職した時点で次の転職先が決まっていない場合は、国民年金の手続きを市区町村の役所で行いますが、このときにも必要です。

健康診断書

健康診断書をもらえるかどうかは企業によってまちまちです。

また、転職先の企業によって提出が必要か、必要でないか変わるので、事前に確認しておきましょう。

注意点


  • 健康診断書の有効期限は3ヶ月です。
    健康診断を受けてから3カ月が過ぎてしまっているときに提出を求められた場合、転職先にその旨を相談して指示を仰ぎましょう。

退職証明書

退職証明書と離職届は別のものです。

前職への就職事実や、確実に離職したかを確認するために提出を求められることがあります。

この書類は発行を依頼しない限り、基本的には用意をしてもらえません

転職先に提出を求められた場合は早めに申請しておきましょう。

退職日当日でも発行可能というところもありますが、社内手続きに時間のかかることも多いため、退職の1〜2週間前までに依頼しておくといいですよ。

転職先企業へ提出する書類

では次に転職先企業へ提出する書類について解説します。

提出書類は企業によって異なります

大きく「ほとんどの企業で提出する書類」、「必要に応じて企業へ提出する書類」の2つに分類し、それぞれチェックしていきましょう

ほとんどの企業で提出する書類

まずは「ほとんどの企業で提出する書類」についてです。

ほとんどの企業で提出する書類


  • ※年金手帳
  • ※雇用保険被保険者証
  • ※源泉徴収票
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 給与振込先の届書
  • 扶養控除等申告書

※は退職時に受け取るものです。

上記リストに沿って、順番に見ていきましょう。

年金手帳

年金手帳は退職時に前の会社から返却されるか、もしくは自分で保管しているかのどちらかだと思います。

万が一紛失してしまった場合は早急に再発行しましょう。

再発行について
年金手帳の再発行は年金事務所窓口か、郵送、電子申請が可能です。
郵送、電子申請の場合は1カ月程度かかることもあるので、なるべく直接窓口で申請しましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証も職場を退職するときに受け取る書類です。

雇用保険に入るために必要になります。

紛失した場合は、管轄のハローワークで再発行してもらえます

源泉徴収票

源泉徴収票も退職のタイミングで受け取る書類です。

くわしくは先ほどの「退職時に受け取る書類等:源泉徴収票」で解説しています。

源泉徴収票の再発行は、発行元に依頼すればOKですよ。

健康保険被扶養者異動届

健康保険被扶養者異動届は社会保険のための書類です。

扶養家族がいない場合は提出不要になります。

会社で用意されたフォーマットに記入して提出します。

給与振込先の届書

給与の振り込みに必要な情報を記載した書類です。

会社によっては、特定の銀行に口座が必要だったりとそれぞれ事情が異なります。

会社の指示に従って提出しましょう。

扶養控除等申告書

扶養している家族がいるかどうかを会社に報告する書類です。

税金の軽減を受けるためにも重要です。

提出する義務があるので扶養家族がいないときはその旨を記入し、提出しましょう。

必要に応じて企業へ提出する書類

つぎに必要に応じて企業へ提出する書類です。

一般的に、下記のような書類は求められることが多いです。

必要に応じて企業へ提出する書類


  • 健康診断書
  • 入社誓約書(入社承諾書)
  • 身元保証書
  • 住民票記載事項証明書
  • 雇用契約書
  • 従業員調書
  • 卒業証明書
  • 免許・資格関連の証明書

健康診断書

健康診断書の提出が必要かどうかは企業によって異なります。

提出を求められた場合は会社の指示に従って、提出しましょう。

先ほども述べましたが、健康診断書の有効期限は3カ月なので、持っていない場合はまず、転職先の会社に相談しましょう

企業によって6カ月以内ならOKとしている場合や、新しく健康診断を受けるよう指示される場合があります。

入社誓約書(入社承諾書)

入社にかかわる事項を記載した誓約書です。

事前に話した内容と違いがないか、しっかりチェックしなければいけません。

入社誓約書に記載されている例


  • 就業規則について
  • 履歴書の記載事項について
  • 就業条件に付いて
  • 損害倍書について

入社日についてや入社後の待遇についても記載されていることがあるので、慎重にチェックしましょう。

身元保証書

あなたの身元を証明するものです。

一般的には親族に記入してもらいます。

親族に頼むのが困難な場合は保証人が必要なこともあるので注意しましょう。

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は現在あなたが住んでいる住所を証明する書類です。

必要な場合は市区町村の役所などで発行できます。

発効に必要な書類は会社から受け取るので、書き損じのないよう気を付けましょう

雇用契約書

労働契約書とも呼ばれます。

細かい労働条件をはっきりさせ、お互いに確認するためのものです。

従業員調書

人事が管理するための資料です。 

家族の情報などを記入して提出します。

履歴書で代用されることもあります。

卒業証明書

第二新卒の転職時などに求められることがあります

所持していない場合は卒業した学校に問い合わせると発行できます。

手続き方法が学校によって違うので、必要な場合は早めに対応を進めましょう。

免許・資格関連の証明書

職種によっては資格関連の証明書の提出を求められることもあります。

基本的には原本が必要になりますので、とくに資格関連の証書などは紛失した、といったことがないよう、転職活動中に保管場所のチェックをしておきましょう。

再就職までの無職期間がある場合の公的な手続き4つ

ここでは再就職までの無職期間がある場合に行うべき、公的な手続きを4つを解説します。

次の転職先が決まっていない状態で退職したときや、出産や病気などで無職期間が空くときは以下の表を参考にして手続きを行いましょう。

再就職までの無職期間がある場合の公的な手続き4つ


  • 雇用保険の給付
  • 健康保険の給付
  • 年金の変更
  • 住民税の支払い

詳しくはこちらの記事で説明しているので、あわせて読んでみてくださいね。

転職時の書類の返却・受け取りに関する注意点3つ

転職時の書類の返却、受け取りに関する注意点を3つ解説します。

転職にかかわる書類は数多くあり、会社によって必要なものも変わるので、わからなくなることもあるかもしれません。

一つひとつ整理して進めれば、ミスなく手続きを終えられますよ。

転職時の書類の返却・受け取りに関する注意点3つ


  • 前職で使用したパソコンのデータを整理する
  • 書類等を忘れずに返却する
  • 退職時に書類の受け取り漏れがないようにする

注意点1:前職で使用したパソコンのデータを整理する

退職時は忘れずに使用していたパソコンのデータの整理を行いましょう

その際、重要なデータは間違って削除しないよう管理しておくのが大切です。

また、自前のパソコンに退職する会社のデータを手元に残しておいてはいけません。

データが流出するおそれもあり、責任問題に問われますので、注意しましょう。

注意点2:書類等を忘れずに返却する

注意点の2つ目は、書類等を忘れずに返却することです。

引継ぎでは、必要な書類や資料も忘れずに渡して、不要な書類は処分しておきます。

私物は持ち帰って構いませんが、そのなかに仕事で使用するものが紛れ込んでいると後々郵送などの手間が発生します。

二度手間にならないように注意しましょう。

注意点3:退職時に書類の受け取り漏れがないようにする

注意点の3つ目、退職時に書類の受け取り漏れに気を付けましょう

ブラック企業からの退職や、円満退職できなかったときに、退職後もかかわりを持たないで済むようにするためです。

そうでなくても、一度退職した会社と長々とやり取りを続けるのは手間もかかります。

退職時に受け取る書類の多くは、転職先への手続きのときに必要だったり、確定申告などで必要なものです。

必要なときに手間取ったりしないように、受け取った時点できちんと整理しておきましょう

【転職時に必要な書類】まとめ

【転職時に必要な書類】まとめ


  • 退職時は会社の身分を証明するもの、会社から与えられたもの、会社の経費で購入したものの返却が必要
  • 退職時は「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」の3つを必ず受け取る
  • 転職先の企業に提出する書類は会社によって異なるので、何が必要なのかしっかりと見極めること

いかがでしたか。

転職活動をするときは必要な書類をしっかりとチェックし、準備しましょう。

余裕をもって準備をすることで、焦ることもなくなりますし、会社側とお互いに気持ちよく手続きが進められますよ。

うまく手続きを進められて、良い転職ができるといいですね!

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